SOFTWARE

Arbeiten Sie Gesetzes Konform?
Handeln Sie als Unternehmer nach den GoBD?

BVL Archivio – Digitale Archivierung, GoBD & DSGVO zertifiziert nach PS880

Die Digitalisierung hat auch beim Finanzamt Einzug gehalten, bei Betriebsprüfungen werden immer häufiger digitale Prüfungsmethoden angewendet. Zusätzlich kamen im Rahmen der Neuordnung der Grundsätze ordnungsmäßiger Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) verschärfte Aufzeichnungspflichten und Dokumentationspflichten für die Erstellung der Buchführung hinzu. Kommt es im schlimmsten Fall zur Verwerfung der Buchführung, hat das erhebliche Hinzuschätzungen zur Folge und zieht Mehrsteuern für Ihr Unternehmen nach sich.

• eine Komplettlösung für die Archivierung sämtlicher relevanten Dokumente

• Automatisierte Indexierung aller archivierten Dateien, ermöglicht den unmittelbaren Zugriff auf Ihre Unterlagen

• Sofort einsatzbereites Komplettsystem (OOTB), keine besonderen IT-Maßnahmen erforderlich

• Datensicherheit, Datenschutz und Datenhoheit im eigenen Haus

• Daten direkt ins Archiv, vom Arbeitsplatz incl. Emails, Scanner oder mit der mobilen App

• Verfahrensdokumentation, Dokumentenworkflow für Rechnungen und Dokumente, E-Mails Sachbezogen archivieren

 

Was muss im Rahmen der Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten grundsätzlich beachtet werden?

Es wird grundsätzlich zwischen der handelsrechtlichen und der steuerrechtlichen Buchführungspflicht unterschieden. Jeder Kaufmann, der verpflichtet ist, eine Handelsbilanz zu erstellen unterliegt der handelsrechtlichen Buchführungspflicht. Entsprechendes gilt für das Steuerrecht. Darüber hinaus gibt es sog. branchenbezogene Aufzeichnungspflichten. Eine Buchführungspflicht besteht für Kaufleute grundsätzlich, wenn im Einzelfall die folgenden Voraussetzungen vorliegen: Die Umsätze betragen mehr als 600.000 EUR im Kalenderjahr oder der Gewinn aus Gewerbebetrieb beträgt mehr als 60.000 EUR im Wirtschaftsjahr.
Zudem muss auch im Rahmen der Aufbewahrungsfrist die grundsätzliche Unveränderbarkeit der Datensätze und Belege dauerhaft sichergestellt sein.

 

Bei allen aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten, Datensätzen, elektronischen Dokumenten und weiteren in elektronischer Form im Unternehmen eingegangenen Unterlagen muss zudem sichergestellt werden, dass sie in elektronischer Form aufbewahrt werden. Sie dürfen nicht mehr ausschließlich in ausgedruckter Form aufbewahrt werden. Zudem muss sichergestellt werden, dass sie für die Dauer der Aufbewahrungsfrist unverändert erhalten bleiben. Für eine per E-Mail eingegangene Rechnung bedeutet das, dass sie z. B. im PDF-Format abgespeichert werden muss, oder die E-Mail als Papierbeleg gescannt wird.

Elektronisch empfangene Rechnungen müssen mit einem nachvollziehbaren und eindeutigen Index versehen werden. Dabei ist sicherzustellen, dass das elektronische Dokument unter dem zugeteilten Index verwaltet und recherchiert werden kann. Die vergebenen Zuordnungs- und Identifizierungsmerkmale müssen bei der Aufzeichnung oder Verbuchung übernommen werden, um eine spätere Prüfbarkeit zu ermöglichen.

 

Was geschieht, wenn die Mitwirkungspflichten gegenüber dem Finanzamt nicht erfüllt werden?

Zunächst wird der Betriebsprüfer die Besteuerungsgrundlagen durch Schätzung ermitteln, was in der Regel zu erheblichen Mehrsteuern führt. Darüber hinaus hat der Betriebsprüfer die Möglichkeit der Androhung eines Zwangsgelds, sofern die Datenüberlassung verwehrt wird. Zudem können auch Verzögerungsgelder in Höhe von 2.500 EUR bis 250.000 EUR festgesetzt werden. Das Verzögerungsgeld kann universell zur Durchsetzung der im Rahmen der Betriebsprüfung notwendigen Mitwirkungspflichten (Vorlage von Unterlagen, Recht auf Datenzugriff etc.) zum Einsatz kommen.
Je gewichtiger der vom Betriebsprüfer festgestellte Mangel in der Buchführung ist, umso höher wird die Hinzuschätzung ausfallen. Wird eine Buchführung durch den Betriebsprüfer komplett verworfen, kann der Betriebsprüfer dazu übergehen, den Gewinn durch eine Vollschätzung zu ermitteln.